文章作者：陈慧瑛 来源：浙江省档案网《浙江档案》2013第12期 添加时间：2014-1-14

　　编者按：作为国家档案局2009年确定的全国唯一一个地市级综合档案馆开展档案信息化建设的试点单位，近年来，绍兴市档案馆在信息化建设中，以搭平台、集资源，重安全、强管理，惠民生、显智慧等为发展思路，在实现建好资源、管好资源、用好资源的统筹发展目标中，创新实践、积极作为，走出了一条可资借鉴的发展新路，成为全省档案信息化建设转型发展的一个亮点。

　　在2013年全国数字档案馆（室）建设推进会上，国家档案局明确要求，要用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系，具体内容指县以上各级国家档案馆要基本建成数字档案馆，能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案，对馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用；县直机关以上档案室传统载体档案要基本数字化并实现数字化利用。毫无疑问，全国各级档案部门全面推进数字档案馆（室）建设的集结号已经吹响。
　　而浙江省第十三届委员会第四次全体会议通过的《中共浙江省委关于认真学习贯彻党的十八届三中全会精神全面深化改革再创体制机制新优势的决定》也明确指出，要完善建设文化强省体制机制，加强公共文化服务体系建设，创新公共文化服务机制，探索公共文化设施共建共享模式，推动数字文化服务网络建设，大力发展覆盖全省的数字图书馆、数字博物馆、数字档案馆(室)、网络剧场等新兴文化服务平台。这标志着全省数字档案馆（室）建设已经被纳入我省全面深化改革的目标任务体系。

　　显然，全面推进数字档案馆（室）建设，将成为今后很长一个时期内全国各级各类档案部门的工作重心之一。事实上，近年来，全国各级档案部门在探索数字档案馆（室）建设方面正各显神通、积极作为，浙江的档案信息化建设也稳步推进。其中，数字档案馆（室）建设，始终是浙江省各级档案部门实施信息化建设的的工作重点之一。绍兴市档案部门“智慧档案、数字先行“的创新实践，与国家档案局和省委十三届四次全会提出的关于全面推进数字档案馆（室）建设的精神紧密契，充分彰显了绍兴经验的成效和力度。

　　强基固本促事业

　　2008年底，绍兴市档案馆新馆正式落成并投入使用。这座面积达２万多平方米的新馆，是当时全省占地面积最大的国家综合档案馆，也是全国为数不多面积较大的地市级国家综合档案馆之一。这一平台的建立为绍兴档案事业更好地服务当地经济社会发展、服务民生百姓提供了优质的硬件基础保障。而在新馆设计建设阶段，绍兴市档案部门就以现代、开放的公共档案馆建设标准对馆内的硬件设施、网络系统和功能应用等进行了充分的规划准备。为更好地体现现代化公共档案馆高效资政为民的功能，最大限度地满足为当地经济社会发展与人民生产生活提供便捷服务的新需求，市档案部门在深入调查研究的基础上，绘制了以档案信息化建设为引领的档案事业发展蓝图。

　　一是馆室联动。2010年初，《绍兴市发展和改革委员会关于市级数字档案馆室一体化及安全管理建设项目可行性研究报告的批复》文件中同意以绍兴市档案局（馆）为主体，实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，建设资金由市财政统一安排，一期总投资为1685万元，分三年完成。

　　这一建设项目，是在近年来绍兴市档案馆馆藏档案资源与档案基础数据库建设初具成效的前提下，全面推进全市数字档案馆室建设的关键举措。本项目对馆藏传统档案和市直共78家党政机关及承担公共服务职能的事业单位档案室室藏传统档案以社会化外包档案服务的方式，集中进行了数字化处理工作。这种馆室联动建设实践，有效地解决了馆室数字化建设不同步、不协调的老问题，在全省范围具有借鉴意义。

　　二是保障到位。数字档案馆室一体化建设是一项系统工程，离不开当地党委政府、相关部门、内部处室、社会力量等的大力支持与配合。绍兴市档案部门充分发挥主观能动性，在外部环境上积极争取，加强沟通；在工作推进中合理安排，加强合作；在前期准备阶段，做好充分的调研准备与分析论证；在项目实施阶段，建立完善的沟通交流、建章立制、问题解决等机制，确保项目实施质量与进度。

　　三是突出重点。一期项目自2010年7月至2012年底历时二年半，重点对馆藏涉民档案和市本级所有一级共78家单位档案室的传统载体档案先行进行数字化处理工作。同时，通过建立统一的馆室档案信息资源管理平台，使馆室档案数字资源实现大集聚，为下一步综合开发利用奠定了坚实的基础。据统计，截止2012年年底，绍兴市共计完成全市78家市直机关事业单位及馆藏主体共计纸质档案41840407页、照片11324张以及多媒体5235卷等传统载体档案的数字化处理工作，率先在全省实现了市直机关室藏档案数字化100%，馆藏档案数字化率达到70%，从馆室档案数字化实际扫描量和应数字化比例上看，都走在了全省前列。

　　科学管理保安全

　　数字资源是基础，科学管理是保障。为科学管理好如此庞大的档案数字资源，绍兴市档案部门建起了四道“安全屏障”。

　　一是开展档案登记备份。为适应信息时代日益增长的海量数据安全管理新要求，加强对馆外档案数字资源的有效监管，绍兴市档案部门积极响应省档案局提出的“档案登记备份战略”，实施了总投资为1725万元的“电子文件和数字档案登记备份中心建设项目”，强势推进重要涉民档案登记备份工作。截止2013年上半年，全市有19家单位31个电子业务系统实现在线日备，7个单位电子业务数据和133个单位数字化副本、电子公文实现脱机备份，数据备份总量达到85T，档案信息安全监管保障机制逐步进入常态化、规范化轨道。在2012年4月召开的全国档案与电子文件登记备份工作现场会上，与会代表现场参观考察了绍兴市档案局的档案登记备份工作，对其工作成效予以充分肯定。

　　二是做好异地备份。在做好馆内数据自身安全备份的同时，通过“省备市、市备县”、“在中国电信绍兴机房实施远程异地备份”等多种方式，进行档案数字资源的多套备份，切实提高应对各种重大灾难特别是区域性、毁灭性灾难的能力，确保档案数据安全。

　　三是构建涉密网。绍兴市档案部门积极完善绍兴档案信息化涉密网, 建立健全涉密档案信息系统分级保护安全保密保障体系，在人力资源、技术储备、经费保障等方面建立了档案信息安全管理与长久保存的工作机制，以确保系统的正常安全长效运行。目前，，绍兴市档案局配备有专业技术人员3人具体负责涉密网管理维护工作。今年7月，市档案部门建立的涉密网已通过市保密局的涉密运行许可，成为全省第一家通过涉密网认证的地市级档案部门。

　　四是打造智能管理系统。为提高管理质量与效率，绍兴市档案部门联合社会力量研究开发了“绍兴市档案馆综合业务管理系统”，实现了馆内日常档案业务管理“八环节”（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务）的智能化、数字化和科学化。

　　“智慧档案”惠民生

　　打造区域智慧档案馆。对于绍兴市档案部门来说，建设好和管理好数字档案馆室，并非档案信息化建设的终极目标，更重要的是让数字档案馆室建设的成果充分被社会和百姓所利用和共享。为此，就需要打造一个区域智慧档案馆，其不仅要有丰富的数字资源作基础支撑，更要以立体的、全方位的人性化服务为核心要素。

　　完善档案信息发布平台。绍兴市档案部门充分注重发挥档案信息网站的查阅利用服务综合功能，近三年内先后两次进行网站的改版升级，及时通过门户网站发布档案开放公告，公开开放档案信息。截止2013年5月底，在网上共计提供了61.7万条目录数据、1.1万件全文数据、3962张照片、800小时的视频和音频内容等档案资料，使广大群众能够直接通过网络自主检索和查阅。自建站以来，网站累计访问量已达到258万人次，绍兴市档案信息网已经成为公众享受档案利用服务的重要平台。

　　深化区域信息共享服务。为深层次利用和挖掘档案信息资源，更广泛地惠及民生需求，今年上半年，绍兴市档案部门在全省首创 “区域公共档案信息资源管理和服务总平台”。该平台以“统一平台、属地管理、异地查阅、跨馆出证”为宗旨，通过现代化的信息技术手段，将辖区内各县市区档案馆的档案信息资源进行充分整合利用，实现区域内档案信息资源的共建共享，为区域内党政机关、档案馆和社会公众提供了更丰富、更便捷的档案信息服务。在今年的“6?9国际档案日”，市档案局以社会公众利用率较高的婚姻登记档案、开放档案和现行公开文件等为内容，推出 “异地查档，跨馆出证”服务，受到各方好评。

　　构建智慧档案管理体系。在原有优质服务的基础上，绍兴市档案部门又在全省创建“区域涉民档案集成管理与服务平台”。该平台以现有馆藏档案、电子档案登记备份中心及电子政务中心的数据为基础，以公民个人的身份证号码为关联，通过公民个人身份识别对各类档案信息进行有机联系，采用现代信息技术手段，激活数据库内所有包含公民个人的档案信息，通过信息资源的整合，建立有效的基于涉民档案的管理平台。该平台将打破档案数据以全宗为范围的信息孤岛，打破现有各数据库之间的独立关系，实现人与人、人与物、人与证、人与业的高效整合，最终实现以证管人、以房管人、以业管人的愿景，为特定用户和广大群众提供深度服务，真正建成“智慧档案”。该平台于2013年5月31日通过中国人民大学档案信息管理专家的初步验收，目前为止，已录入涉民档案条目43万条，生成200万条人员基本信息。

　　总之，绍兴市档案部门在全面推进数字档案馆（室）建设中，坚持超前谋划、统筹兼顾、借势借力、合作共赢，实现了数字档案建设与登记备份战略的有机结合，数字档案馆建设与数字档案室建设的有机结合，数字档案项目理论研究与实践推进的有机结合，其工作成效值得我省各地档案部门借鉴和学习，而其建立 “智慧档案”的探索实践，对于发挥档案工作在社会生活和社会治理领域中的重要基础性作用，更具有十分明显的创新意义。


（段立琳 摘编）