文章作者：青岛市档案局馆 来源：《中国档案报》 添加时间：2013-10-31

　　按照国家档案局的总体要求，青岛市紧密结合电子政务、数字青岛建设和档案工作实际，勇于创新，循序渐进，经过10多年的努力，基本实现全市电子档案归档、管理、接收、共享的规范化，电子文件归档率和电子档案接收进馆率分别达到100％，实现办公自动化系统、电子文件管理系统与数字档案馆系统的有机连接，建立起从归档到管理、移交、共享利用的完整体系。截至2012年底，市本级160余家进馆单位均已实现在线归档，归档到电子文件中心的电子档案超过65万件，已移交进馆的电子档案超过97万件。国家档案局将青岛确定为电子档案接收试点城市。

　　一、加强监督，将电子档案依法纳入接收范围

　　从2002年起，青岛市就与贯彻实施《文件整理规则》同步，着手实施电子文件归档管理，将电子文件归档明确纳入依法监督指导和接收范围。2003年，青岛市率先建成数字档案馆并投入运行，数字档案馆主要功能之一是接收电子档案。在抓电子文件归档的过程中，市档案局馆深深感到，电子档案如果长期放在形成单位，具有较大安全风险，应提前接收进馆。2004年，市委办公厅、市政府办公厅下发的《青岛市档案馆接收档案办法》中，作出向档案馆移交电子文件的规定。从此，青岛市电子档案接收工作正式启动。国家档案局令第9号下发后，青岛市档案局制定的《青岛市档案馆接收档案范围细则》，再次重申电子档案属于档案馆接收范围。

　　为确保各单位电子档案整理规范有序，青岛市档案局每年都对全市电子档案管理工作进行监督检查，今年年初根据工作部署制定档案检查标准，4月至6月，对各单位传统档案和电子档案归档管理情况逐个进行检查，并将检查结果通报，发现问题后限期整改。通过这种方式，有效保证了各单位按时完成电子文件归档、管理、移交任务。2007年，部署全市各单位用3年时间，在实施增量电子化的同时，完成存量档案数字化工作，并以此作为评选先进的重要依据。实际上用了不到3年时间，就已全面完成任务。2009年，开始实施电子文件在线归档，目前已在全市推行。

　　二、勇于创新，建立适合电子档案特点的接收模式

　　与传统档案相比，电子档案有其鲜明的特殊性，不能完全套用传统档案管理方法，必须采取新的管理模式。针对电子档案容易丢失和损坏，需要多种存储介质以及相应的读取设备，需要相对专业的管理技术等特点，市档案局馆尝试采用集中统一电子档案管理模式。2004年，市档案局馆依托政务网建立“电子文件中心”，作为电子文件归档系统和数字档案馆系统的中间环节，集中存储管理各单位归档后尚未达到进馆年限的电子档案。电子档案在电子文件中心管理期间，其所有权为各立档单位，由形成单位对电子档案进行管理，但未经允许不得擅自删除。当纸质档案进馆时，形成单位将归档到电子文件中心的与纸质档案相对应的电子档案同步移交进馆，办理交接手续。完成进馆操作的电子档案，其所有权转移到档案馆，由数字档案馆系统进行管理、利用和长期保存工作。

　　电子文件中心和数字档案馆系统都由档案局(馆)负责管理和维护，部署在同一平台上，但电子文件中心和数字档案馆系统的数据因其所有权不同，实行“逻辑隔离”，避免其产生混淆。从青岛的实际情况看，建立介于办公自动化系统和数字档案馆系统中间的电子文件中心，有利于分清形成单位和档案馆的职责，有利于实现电子文件在线归档，有利于实现电子档案与传统档案的一体化管理，有利于实现电子档案共享利用，有利于实现档案工作在线监督与指导。

　　三、循序渐进，逐步实现电子档案接收规范化

　　电子档案是一个新生事物，必然存在一个从不完善到完善的过程。2002年青岛市电子文件归档与管理工作起步时，大多数单位办公自动化工作也都刚刚起步，电子文件形成、流转程序和制度不健全，软件开发水平不高，形成的电子文件仅有内容信息，元数据信息很少，当时市档案局馆面临两种选择：一是等电子文件都达到规范化、“四性”问题完全解决后再搞电子文件归档、接收；二是尽快实施电子文件归档和接收，在实践过程中发现问题，解决问题，逐步提高电子文件归档和移交的质量。经过调研发现，这些初级阶段的电子文件，是当时各单位工作情况的真实体现，具有一定的时代特色和利用价值；及时收集管理好这些电子文件，对提高各单位电子文件归档和电子档案管理意识，方便查询利用，具有重要作用。因此，市档案局馆采取了因地制宜、循序渐进的方式。

　　刚接收电子档案时，只要求电子档案内容与其对应的纸质档案内容一致即可，电子文件归档的齐全完整度也有差异。2004年，市档案局馆开始要求归档电子档案在内容和版式上要与对应的纸质档案一致。2009年新的系统建成后，开始要求各单位逐步按照DA／T46标准采集电子文件元数据和重要的过程稿，使用数字签名保证电子档案真实性，按照DA／T48标准进行电子档案封装，电子档案管理走上标准化、规范化发展道路。作为档案行政管理部门，一方面要对电子档案形成、管理进行积极引导，另一方面也要从实际出发，根据电子档案产生、运行条件和人们的认识水平，逐步提高工作标准，完善管理要求，这是青岛市电子档案管理和接收工作逐步走上良性发展的轨道的重要途径。

　　四、深化服务，为电子档案接收创造有利条件

　　首先是为全市各级机关档案部门提供软件支持。实施电子文件归档、管理和移交进馆，需要依托相应的硬件和软件，硬件一般由各单位自行配置，软件则牵涉到电子档案最终进馆问题，不允许各形成单位自成体系，为此2002年市档案局馆统一开发电子文件归档管理系统，为各单位安装使用，并根据发展需要，及时进行升级。2009年，又在全市统一的办公自动化平台上，开发新的电子文件在线归档、管理系统，免费供全市各级党政机关和市直企业使用，为电子文件归档、移交奠定了有利基础。

　　其次是积极开展业务培训。电子档案管理，要求基层档案工作人员掌握一定的信息化知识和应用技术。基层档案工作人员水平参差不齐、流动性大等问题给推广电子档案管理工作带来很大阻力。为了解决这个问题，市档案局除每年举办一次年度业务综合培训外，还根据电子档案管理工作需要，不定期举办电子档案管理专题培训，如电子档案管理系统应用推广时举办一系列系统应用培训，开展存量档案数字化时举办档案数字化培训等。培训时一人一机，边讲解边操作，切实提高档案人员的实际动手能力。

　　再次是开展多种形式的指导服务。刚开展电子文件归档时，市档案局业务指导人员到各单位进行“手把手”指导。经过几年的努力，实现了电子档案管理系统在全市1000多个机关单位全覆盖，为电子档案管理与接收的顺利开展奠定基础。随着全市政务网络建设不断完善，市档案局不断丰富指导服务形式。2004年开通档案业务论坛，2005年推出在线视频指导，2009年开始电子档案在线数据审查，2012年推出档案业务微博。市档案局的业务指导能力和业务指导响应速度也不断提高。

　　五、资源共享，调动形成单位移交电子档案积极性

　　实现资源共享是电子档案管理的最终目标之一。各机关向档案馆移交电子档案是法定义务，反过来，为机关工作服务也是档案局馆的重要服务方向。在多年的电子档案管理过程中发现，不能仅仅是向各机关提要求，还要让各机关、让每个公务员享受到档案信息化的成果，这样才能提高各单位开展电子文件归档、移交的积极性，实现良性循环。2005年，市档案局制定了电子文件开放等级鉴定标准，组织全市两级机关对2002年以来的电子文件全部实施开放鉴定，实施机关间电子档案信息共享，全市1万多政务网用户，不仅可以在线查阅本单位的电子档案，还可以查阅其他单位的电子档案目录和开放电子档案原文。2009年，实施“电子公文和档案信息共享系统”建设，在进一步加强机关与机关之间信息共享的基础上，实现了机关与档案馆之间信息共享。在政务网发布460多万条档案目录、60余个专题目录以及20多个专题全文数据，还围绕经济社会发展中遇到的重点、热点问题，对档案信息进行深度开发，建立城市建设与管理、劳动与社会保障、教育、卫生等专题信息库，汇集了馆藏档案信息、国内外主要城市相关信息，面向党政机关提供专题服务，提升服务效能。自开通以来，基于政务网的数字档案馆（电子文件中心）访问量已达10万多人次。

　　六、适应发展，建立起有效的电子档案管理机制

　　信息化发展到今天，电子档案管理不仅仅是市档案局馆某个处室的职能，而是整个档案局馆的重要职能，必须适应发展，建立起与电子档案管理相适应的管理机制。市档案局馆电子档案管理职能几经调整，建立起新的管理机制，即在全局档案信息化总体框架下，建立统一的标准规范，确定信息技术处负责数字档案馆系统建设与维护，监督指导处分别负责机关、企事业单位和区市一级电子档案管理监督指导，将传统档案和电子档案归档、移交统一由监督指导处归口管理，档案管理处和数据资源处则分别承担实体档案和档案数据的接收。目前来看，这一管理机制是有效的，也有利于各单位电子档案和传统档案管理同步发展。

　　青岛市电子档案管理和接收工作虽然取得了一些成绩，但仍然面临繁重的任务和技术、管理、资源等诸多需要解决的问题。下一步，市档案局馆将按照国家档案局的要求，继续进行探索和实践，不断提升电子档案管理和接收工作规范化水平，更好地发挥档案信息资源服务作用。

　　原载于《中国档案报》2013年10月31日 总第2527期 第一版