文章作者:Julie Zielstra 来源:中国档案报 添加时间:2013-10-18
莎士比亚的剧作《罗密欧与朱丽叶》中有这样一段叙述:“姓名本来是没有意义的;我们叫做玫瑰的这一种花,要是换了名字,它的香味还是同样的芬芳。”与之不同的是,每件档案文件或每个档案文件夹的名称会在利用者查阅和使用它们时产生强烈的导向作用。当你在档案文件管理系统中发现,许多档案文件的标题和命名,都存在不同程度的缺乏准确性和指向性,或文不对题,内容与标题不一致,或使用术语和缩写时,指向不明。那么如何给档案命名这一议题的确该引起档案工作者的注意了。
大多数机构都形成了关于如何给档案、文件合理命名的指南性标准文件。标题,在英国政府的档案文件管理工作中,属于强制性元数据字段。在大多数情况下,当我们用计算机录入文件的名字或创建一个电子邮件的主题行后,系统将自动捕获该字段并保存为文件名。当人们利用档案自动化查询系统进行关键词搜索时,标题也是搜索引擎查询到关于目标档案的最小词条。
一般性指南对于档案文件命名的要求为,具备标准格式的日期和规范的版本,这对查询来说是必要条件。根据指南的要求,在一些私人机构中,文件和信息管理专员或其授权的代表通常负责对根植于组织的文化进行描述,并对其实践情况进行监督。
然而,当重要信息生成或被存储时,仍需制定更具体的操作指南,这样做的目的是确保这些作为证据的档案文件在其保管期限和处置时间表内被适当管理,从而对业务进程进行支持,在此过程中,这些档案文件发挥了关键作用。在任何涉及数据和信息变更的业务中,这些更为具体的命名和操作指引,对于确定什么类型的信息要保存下来是个重要的组成部分。
一个档案夹或一件档案的标题应让人了解此档案产生的背景和主题。好的标题可以帮助我们在查询中快速识别哪些是有价值档案,哪些可以忽略不计。更加理想的是,标题可以帮助自动分类和搜索软件程序达到我们的预期。标题可能不是档案中最有用的部分,但没有一个好标题,我们不可能在第一时间内找到所需档案。
(作者供职于英国国家档案馆信息管理和实践部,主要负责为政府提供信息管理及电子文件保管方面的建议和指导,同时也为本地的私人和志愿者组织提供相关服务。)
杨太阳 编译
原载于《中国档案报》2013年10月18日 总第2522期 第三版
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